1. INTRODUCCIÓN

En IDOKON desarrollamos productos y servicios tecnológicos avanzados basados en inteligencia artificial, big data y automatización que impactan en sectores clave como el gubernamental, el de la salud, el turismo o el transporte, ayudando a nuestros clientes a optimizar procesos, mejorar su eficiencia y facilitar la toma de decisiones. Asimismo, asumimos la gestión de tareas específicas o procesos de negocio completos de nuestros clientes, en especial, en el ámbito de la notificación, custodia, digitalización, indexación y destrucción de documentos, permitiéndoles concentrarse en su actividad principal mientras nosotros aseguramos la eficiencia, la calidad y el ahorro en sus procesos de apoyo.

En línea con nuestro compromiso con la mejora continua, fundamental para ofrecer estos servicios a nuestros clientes, nuestro órgano de administración ha acordado la implementación en la organización de un Programa de Cumplimiento Normativo (“Programa”) con el que perseguimos:

• consolidar una cultura de integridad y transparencia en la empresa;
• rechazar todo tipo de prácticas irregulares o contrarias a la ley o a la normativa interna y establecer un canal de comunicación para denunciarlas;
• prevenir riesgos legales y, en especial, una posible responsabilidad penal de la empresa;
• fortalecer la confianza de nuestros grupos de interés.

El elemento central del Programa es este Código de Conducta y Buenas Prácticas corporativas (“Código”), en el que se reflejan los valores éticos y principios que deben guiar el comportamiento de todos los miembros de la organización. El Código sirve como marco de referencia para la toma de decisiones y establece las pautas de conducta esperadas de las personas sujetas a su contenido, tanto a nivel interno como en sus relaciones con terceras partes.

2. PERSONAS SUJETAS AL CÓDIGO

Este Código aplica a Idokon Human Technology, S.L. y a Idokon Tech, S.L y a todas las personas que integren sus órganos de administración, su directiva y su personal, cualquiera que sea el tipo de vínculo que las una a la organización y la función que desempeñen (en lo sucesivo, “las personas sujetas al Código”). Para Idokon Human Technology, S.A., filial extranjera de Idokon Tech, S.L, el Código y el Programa establecen un marco de requisitos mínimos. En su actividad prevalecerá la legislación local, si es más estricta; si es más laxa, las disposiciones del Código y del Programa seguirán siendo obligatorias siempre que no la contravengan.

En adelante, se emplearán el término IDOKON para referirse a todas las personas y entidades del párrafo anterior.

La aplicación del Código se podrá extender , en todo o en parte, a otras empresas en las que IDOKON tenga una participación mayoritaria o estén bajo su control, y a las personas con las que la organización se relacione, cuando sea aconsejable o conveniente por la naturaleza de la relación.

Todas las referencias de este documento al “órgano de administración” deben entenderse hechas al administrador único común.

3. OBLIGACIÓN DE CONOCER Y CUMPLIR EL CÓDIGO

Debemos conocer y cumplir el Código y colaborar en su implantación, para lo que nos será comunicado individualmente. Quienes dirijan áreas de la organización o tengan personal a su cargo deben velar por que se cumpla en su ámbito de actividad.

4. NUESTROS VALORES 

Nuestra organización se basa en unos valores fundamentales y todas las personas que formamos parte de ella o actuamos en su nombre o representación hemos de cumplirlos:

Profesionalidad y trabajo en equipo. Volcamos en cada proyecto nuestras habilidades y conocimientos trabajando en equipo para la consecución de nuestros objetivos. Concebimos el buen hacer como un desafío, tanto a nivel individual como organizacional, por ello, apoyamos y fomentamos de forma constante del talento y la colaboración de nuestro personal.

Cercanía y orientación al cliente. Nuestra clientela, tanto del sector público como del privado, es el centro de nuestra atención. Priorizamos sus necesidades y promovemos una comunicación abierta y transparente con ella y unas relaciones cercanas, basadas en la confianza mutua.

Compromiso. Ofrecemos soluciones eficientes, seguras y adaptadas a las necesidades de cada cliente. Esto implica una atención meticulosa a los detalles, el cumplimiento de los plazos y la mejora continua de nuestros procesos.

Calidad e innovación. Buscamos constantemente nuevas tecnologías y metodologías para ofrecer soluciones vanguardistas que cumplan con los estándares de calidad del sector y contamos con una certificación en la norma internacional de calidad ISO 9001.

Credibilidad.Nos hemos ganado una reputación de confiabilidad y excelencia, construida a través del cumplimiento de los compromisos adquiridos y de la consistencia de nuestros resultados.

Transparencia. Nos relacionamos con nuestros grupos de interés de manera honesta y comprensible, promoviendo la confianza y facilitándoles información veraz que facilite la toma de decisiones informadas.

5. NUESTRO PRINCIPIOS Y BUENAS PRÁCTICAS

5.1. Sometimiento a la legalidad 

Las personas sujetas al Código debemos cumplir las leyes, las normas internas y los acuerdos alcanzados por la empresa, así como con los procesos  internos que esta haya establecido.

5.2. Actuación en interés de la empresa

Evitaremos aquellas conductas que perjudiquen la reputación o los intereses de nuestra organización o de sus grupos de interés.

Cuando participemos en medios sociales personales, no debemos aparentar o sugerir que nuestras intervenciones son atribuibles a IDOKON o compartidas por ella, dejando claro que actuamos a título personal. 

Si estuviésemos siendo personas investigadas en un proceso penal o en un expediente administrativo sancionador susceptible de afectar a la empresa, sería recomendable que lo comunicásemos para poder valorar posibles repercusiones.

5.3. Ambiente libre de acoso y discriminación

Queremos un ambiente de trabajo digno y respetuoso, especialmente, por parte de quienes ocupen puestos de responsabilidad o tengan personal a su cargo, y no toleramos ninguna forma de acoso o discriminación dentro de la empresa o hacia personas con las que nos relacionamos profesionalmente. Debemos reportar cualquier incumplimiento que conozcamos en este ámbito a través del canal interno.

5.4. Entorno laboral

Cumplimos con rigor la legislación laboral y de la Seguridad Social, fomentando:

• las relaciones laborales estables;
• una política de contratación y promoción basada en el mérito, la capacidad y la no discriminación. No contratamos personal por debajo de la edad legal o no autorizado o capacitado para trabajar legalmente en España;
• la contratación de colectivos con dificultad de acceso al empleo;
• la conciliación de la vida profesional y familiar;
• la capacitación de nuestro personal, ofreciéndole oportunidades de formación y desarrollo profesional;
• un ambiente de colaboración, donde cada persona del equipo se sienta valorada y pueda expresarse libremente, aportando sus conocimientos y habilidades para el logro de los objetivos comunes;
• la incorporación de la perspectiva de género en la gestión de la empresa para aproximar la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres.

No mantenemos relaciones con personas de las que tenemos sospechas fundadas o la certeza de que consienten o alientan cualquier forma de explotación laboral.

5.5. Responsabilidad y diligencia

En el ejercicio de nuestras obligaciones profesionales, hemos de actuar de forma responsable y con la debida diligencia, lo que implica, como mínimo, conocer nuestras funciones y responsabilidades y desempeñarlas de acuerdo a la titulación, experiencia y/o los conocimientos que motivaron nuestra contratación; mejorar nuestras habilidades profesionales a través de la formación continua que nos ofrezca la empresa; y colaborar en la implantación e innovación de la normativa interna y de los procesos que se implanten.

Procuraremos trazar las decisiones de las que se puedan derivar riesgos para dejar claro quién las promueve, quién las autoriza, quién las ejecuta y quién las verifica, con el fin de que puedan ser comprobadas y de individualizar posibles errores o incumplimientos.

5.6. Recursos de la empresa

Debemos utilizar los recursos (vehículos, instalaciones, equipos informáticos, software, etc.) que la empresa ponga a nuestra disposición de forma responsable y únicamente para fines profesionales, salvo acuerdo en contra. Hemos de mantenerlos en buen estado, reportar cualquier anomalía que detectemos y devolverlos cuando se nos requiera y, en todo caso, al fin de la relación. No podemos cederlos a otras personas sin autorización, ni disponer de ellos de otra forma.

Cuando se trate de recursos tecnológicos (equipos informáticos, correo electrónico, redes, etc.) la empresa podrá controlarlos, mediante su auditoría o monitorización, para asegurar su correcto funcionamiento, garantizar la continuidad de la operativa y/o evitar abusos o su utilización fraudulenta. Se prohíbe su uso para fines ilícitos, como acceder sin autorización a sistemas informáticos ajenos vulnerando sus sistemas de seguridad; interrumpir u obstaculizar su funcionamiento; o eliminar, deteriorar o alterar, sin autorización, información contenida en sistemas ajenos o de la organización.

5.7. Deber de confidencialidad 

La confidencialidad es la base de la confianza que hemos construido con las personas clientas cuya información manejamos. Las consecuencias de romperla pueden ser muy graves, tanto para la empresa como para la persona que la quiebre. Por ello, debemos tratar siempre la información, los datos y los conocimientos no públicos a los que accedamos por razón de nuestro cargo como confidenciales, lo que significa que:

• salvo indicación expresa en contra, debemos mantener reserva sobre ellos, incluso fuera de nuestra jornada laboral y tras la extinción de nuestro vínculo con la empresa;
• no podemos revelarlos, divulgarlos, cederlos, publicarlos o, de otra forma, ponerlos a disposición de terceras personas no autorizadas, lo que incluye a familiares o miembros de la empresa sin autorización;
• solo podemos utilizarlos para nuestro desempeño profesional, nunca en beneficio propio, de terceras partes o de cualquier otra manera que perjudique, directa o indirectamente, a la empresa;
• debemos protegerlos, sin alterarlos ni eliminarlos;
• no podemos hacer duplicados o los almacenaremos en dispositivos que no sean propiedad de la organización o sin su autorización;
• hemos de devolverlos a la empresa cuando finalice nuestro vínculo laboral y no conservarlos en ningún formato o soporte.

Cuando tratemos datos de carácter personal, responderemos de su custodia y deberemos respetar el derecho a la intimidad de las personas a quienes correspondan.

No se permite utilizar para nuestro trabajo en la organización información reservada o confidencial de otras empresas en las que hayamos prestado servicios con anterioridad si no nos han autorizado expresamente para ello.

5.8. Seguridad de la información

Una de nuestras prioridades es proteger la información a la que tenemos acceso contra su modificación no autorizada o accidental y garantizar que esté disponible para su uso cuando sea necesaria. Este compromiso nos ha llevado a implementar medidas de seguridad integrales siguiendo el estándar de la UNE-ISO/IEC 27001:2014. Las personas sujetas al Código estamos obligadas a respetar estas medidas y a no desactivarlas sin permiso, en especial, las vinculadas a los equipos tecnológicos que la empresa pone a nuestra disposición.

No se permite que utilicemos dispositivos tecnológicos personales para acceder a los sistemas de la empresa con fines profesionales si no estamos previamente autorizados.

5.9. Corrupción cero

La ética y la honestidad deben guiar cada una de nuestras acciones y relaciones profesionales. Se prohíbe utilizar o invocar nuestro vínculo con la organización para llevar a cabo cualquier tipo de práctica corrupta en el sector público o privado, directamente o a través de personas intermediarias (socias, colaboradoras, agentes etc.), en España o en el extranjero, con el objetivo de obtener un beneficio indebido a favor de IDOKON, de su personal o de cualquier otra persona. Si conocemos o nos encontramos ante estos comportamientos, hemos de comunicarlos inmediatamente a través del canal interno.

5.9.1. Conflictos de intereses

Los conflictos de intereses son situaciones en las que nuestros intereses personales chocan o pueden chocar con los de la empresa, de modo que la imparcialidad de nuestras decisiones profesionales se puede ver comprometida. Evitaremos, en la medida de los posible, llegar a estas situaciones, pero si, a pesar de ello, nos encontramos en una de ellas, debemos comunicarla y actuar forma leal y profesional, anteponiendo, en nuestras decisiones profesionales, los intereses de la empresa y de sus grupos de interés (empresas clientas, socias…) sobre los nuestros personales.

5.9.2. Regalos  e invitaciones

Las personas sujetas al Código no podemos invocar o utilizar nuestro vínculo con la organización para aceptar o entregar regalos o invitaciones de carácter personal. No obstante, en el ámbito profesional, se nos permite el intercambio de regalos o atenciones siempre que:

• sean parte de una práctica comercial o un uso social de cortesía generalmente aceptado;
• los que recibamos o entreguemos, de forma aislada o acumulada, de/a una misma persona en un año no tengan un valor superior a 150 euros;
• una tercera persona objetiva no pueda interpretar (por sus características, frecuencia u otras circunstancias) que se entregan para afectar a la imparcialidad u objetividad de quien los recibe y obtener un trato preferente o un beneficio indebido.

Cualquier duda sobre si se puede aceptar o entregar un regalo o una invitación se planteará a la Persona Responsable de Cumplimiento a través del canal interno. 

5.9.3. Pagos de facilitación

Son los dirigidos a agilizar o asegurar trámites (administrativos, judiciales o de otro tipo) a los que IDOKON tenga derecho legal. Se prohíbe utilizar o invocar un vínculo con la empresa para realizar este tipo de pagos. Quien conozca o se encuentre ante estos comportamientos deberá comunicarlos de inmediato a través del canal interno.

5.9.4. Actividades políticas

Debemos separar la actividad política personal de la imagen de la empresa y nunca invocar nuestro vínculo con esta para realizar o intermediar en la entrega de donaciones o contribuciones a partidos políticos o a sus representantes o personas candidatas, o a entidades vinculadas o dependientes de ellos.

5.10. Propiedad intelectual e industrial

Hemos de respetar y defender la propiedad intelectual e industrial de la empresa y de las personas con las que esta se relaciona, en especial, el software u otras obras protegidas por derechos de autor. Si tenemos dudas sobre si algo está protegido o no,  hemos de preguntar antes de actuar. 

Se prohíbe utilizar fuera del ámbito profesional el logo, la marca o el nombre de IDOKON sin su autorización.

5.11. Responsabilidad financiera y fiscal 

Quienes participen en procesos contables y financieros deben cumplir las normas de control interno, asegurarse de que los registros, libros y demás documentos proporcionan una imagen fiel y rigurosa de la situación financiera, y no alterarlos o suprimirlos,  preservando su confidencialidad. 

Las transacciones económicas no previstas o que, por su importe o naturaleza, sean inusuales o se dirijan o procedan a/de cuentas en paraísos fiscales han de someterse a especial control y supervisión. 

Quienes dispongan de tarjetas corporativas deberán utilizarlas de forma razonable y coherente y solo para gastos profesionales, los cuales han de justificar debidamente. Los fondos de la organización no pueden ser utilizados para sufragar gastos que, sin estar prohibidos de forma expresa, vulneren el marco ético que establece este Código o su normativa de desarrollo.

Cumplimos con rigor la normativa fiscal vigente en los lugares en los que operamos y no toleramos conductas dirigidas a eludir ilícitamente el pago de impuestos. Nuestra directiva y personal deben colaborar en todo momento con la Hacienda Pública y demás administraciones competentes, aportando la información que nos sea requerida, sin ocultarla o tergiversarla.

Las subvenciones y las ayudas que se soliciten serán destinadas de forma rigurosa a los fines para los que fueron concedidas y la documentación que se entregue para su solicitud o justificación ha de ser estrictamente veraz.

5.12. Seguridad y salud y medio ambiente

Debemos utilizar correctamente los equipos de protección que nos proporcione la empresa y cooperar con ella velando por nuestra seguridad y salud y por la de las personas afectadas por nuestros servicios. Se prohíbe el consumo de sustancias que afecten al cumplimiento de nuestras obligaciones profesionales.

Hemos de actuar con criterios de respeto al medio ambiente, cumpliendo las leyes y las regulaciones ambientales que nos apliquen y  adoptando los hábitos y conductas sostenibles que voluntariamente asuma la empresa para minimizar nuestro impacto en el entorno. En línea con este compromiso, contamos con la certificación del estándar internacional ISO 14001.

6. NUESTRAS RELACIONES CON TERCERAS PERSONAS

6.1. Nuestra clientela

Debemos actuar de forma honesta y transparente con las personas clientas, sin proporcionarles expectativas o informaciones ambiguas o engañosas para conseguir contrataciones o la continuidad de un servicio que, de otro modo, no se hubieran producido.  Pondremos a su disposición los canales adecuados para que reclamen en caso de que no esté satisfechas con el servicio que le prestemos y poder, así, abordar cualquier problema de manera efectiva.

6.2. Sector público

Se prohíbe cualquier práctica que pueda ser interpretada como un intento de influir indebidamente en decisiones públicas para favorecernos personalmente o para favorecer a la empresa o a cualquier otra persona. Nuestra relación con el sector público, en el que se incluyen altos cargos y personal eventual o de confianza, gobiernos y autoridades, ha de basarse en la legalidad, la neutralidad y la transparencia. Procuraremos documentar los contactos mantenidos y tenemos prohibido destruir documentos que formen parte de expedientes administrativos o procesos judiciales.

Si utilizamos personas intermediarias para actuar ante el sector público, debemos adoptar medidas de diligencia debida para asegurar que su trayectoria profesional es intachable.

6.3. Empresas proveedoras y colaboradoras

La selección de proveedoras y colaboradoras debe basarse en criterios objetivos como calidad, precio, plazos de entrega, etc así como en la confianza previa que nos hayan demostrado. Es importante tomar precauciones para evitar riesgos antes de su contratación y establecer acuerdos por escrito que incluyan cláusulas de cumplimiento. Se debe fomentar una relación respetuosa con ellas y exigirles el cumplimiento de la ley y de los acuerdos alcanzados.

6.4. Mercado

Defendemos una competencia leal y libre en el mercado y rechazamos cualquier práctica deshonesta o anticompetitiva que la pueda violentar. La participación en acuerdos para limitar la competencia o en prácticas desleales podría acarrear responsabilidades a la empresa y a la personas que participen en ellos. No recibiremos información del mercado, en especial, de empresas competidoras, si tenemos sospechas razonables de que se han obtenido de forma improcedente o vulnerando la confidencialidad debida. 

7. CANAL INTERNO

Contamos con un canal interno, pieza central de nuestro Sistema Interno de Información: la herramienta online Canal Responsable,  propiedad de una empresa externa, a la que se accede a través de la página web corporativa.

El canal es el cauce preferente para comunicar, incluso anónimamente, infracciones del ordenamiento jurídico español que conozcamos, en especial, de carácter penal o administrativo; infracciones del derecho europeo; o irregularidades o infracciones de la normativa interna, incluídas las relativas a este Código y a nuestro Programa. También podemos usarlo para formular quejas, reclamaciones, dudas interpretativas o sugerencias en materia de cumplimiento normativo.

Se garantiza la ausencia de represalias a quienes presenten comunicaciones de buena fe (la comunicación dolosamente falsa o maliciosa puede dar lugar a acciones contra quien la presente) y la confidencialidad del contenido de la comunicación, incluyendo la de las personas informantes que se hayan identificado y de cualquier otra persona relacionada con los hechos comunicados.

El canal interno también está abierto a otros grupos de interés vinculados a la organización, como empresas socias o proveedoras.

8. EL ÓRGANO DE CUMPLIMIENTO: LA PERSONA RESPONSABLE DE CUMPLIMIENTO

Corresponde a la Persona Responsable de Cumplimiento (“PRC”), órgano nombrado por el  órgano de administración, las siguientes funciones:

1. Documentar la evaluación de los riesgos de compliance.
2. Alinear el Programa con los objetivos de compliance.
3. Medir y hacer seguimiento del desempeño del compliance, analizándolo y evaluándolo para identificar cualquier necesidad de acción correctiva
4. Establecer un sistema de información y documentación del compliance.
5. Asegurarse de que el sistema de gestión del compliance se revise a intervalos planificados.
6. Establecer un sistema para plantear inquietudes e incumplimientos y asegurarse de que se aborden.
7. Facilitar la identificación de las obligaciones de compliance y ejercer la vigilancia de que:
   • estén integradas en las políticas, los procesos y los procedimientos;
   • las responsabilidades para lograr las obligaciones de compliance identificadas se asignen de forma adecuada en toda la organización;
   • todo el personal pertinente esté formado como corresponda;
   • estén establecidos indicadores de desempeño;
8. Proporcionar el acceso del personal a los recursos relacionados con las políticas, los procedimientos y los procesos de compliance.
9. Asesorar a la organización en materias relacionadas con compliance.
10. Informar al órgano de gobierno sobre los resultados derivados de la aplicación del sistema de gestión de compliance penal.
11. Mantener las relaciones con los órganos de cumplimiento de otras entidades y administraciones, las asociaciones de compliance y entidades encargadas de promover la integridad ética de las personas públicas y privadas.
12. Supervisar la elaboración de las propuestas de normas, manuales, procedimientos, etc. del Programa y elevaros al órgano de administración para su aprobación.
13. Determinar los contenidos y planificar acciones de formación, divulgación y comunicación del Programa.
14. Asumir la responsabilidad de la gestión del Sistema Interno de Información y de las comunicaciones que se reciban a través de su canal interno.

9. RÉGIMEN DISCIPLINARIO

La vulneración del Código puede dar lugar a la aplicación, de forma adecuada y proporcionada, del régimen sancionador de la normativa laboral vigente o en el convenio colectivo aplicable, sin perjuicio de la comunicación de los hechos a las autoridades competentes cuando así corresponda.

10. ENTRADA EN VIGOR Y REVISIÓN

El Código entrará en vigor tras su aprobación por el órgano de administración y será revisado cuando haya cambios en la organización, en su estructura de control, en la actividad desarrollada o en la normativa legal. El Código complementa, no sustituye, las políticas, normas, protocolos o procedimientos de trabajo implantados en la organización. Si entrasen en conflicto, se debe consultar a dirección y a la PRC